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大咖分享|某60亿大型工程总承包项目投标项目经理的笔记,听我的,这篇文章必须收藏!

作者:
杨尚华
2019/09/27 17:55
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投标单位拿到项目后,如何对项目实施进行有效的项目管理?

今天我们分享的是一位项目经理参与某60亿大型工程总承包项目投标的经验总结。

本文针对整体投标策划的思路,投标策划书的编制,投标文件编制实施步骤,投标文件编制过程管控,项目述标PPT编制与汇报辅导及预演五个方面展开探讨。

工程市场经营竞争日益激烈,工程行业的项目大多以公开招标的形式进行发包,在招标与投标过程中,各个竞争对手在价格、技术、质量、工期等方面呈现趋同效应,招标单位不仅仅看重上述因素,更加注重投标单位拿到项目后,如何对项目实施进行有效的项目管理,有些招标单位甚至还会要求投标单位核心管理团队进行述标。

因此,很多工程企业高度重视编制投标文件,但遗憾的是,大多数工程项目的投标文件都是套取模板,很少有亮点,无非是在价格之间进行竞争,毫无技术含量可言。特别是大型工程总承包项目,更加注重整个投标文件质量,而不单单考虑价格因素。

笔者曾就职政府工程主管部门负责项目招投标管理工作,后续有幸主导了某大型工程总承包项目的投标策划及投标实施工作,现就项目投标策划及投标实施分享一些个人不成熟的想法。错误与疏漏之处,还请方家指正。

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整体投标策划的思路

1、对招标文件的解读先行、高层参与、策划跟进、进度节点管控、严把质量关。

2、商务标、技术标分开编制,高度注重编制过程的保密。

3、由于该项目属超大型项目,公司高层介入,入住项目所在地,随时和招标单位保持沟通,前方一有信息,及时传递给后台,随时调整编制的内容及报价。

4、按照先确定整体大纲;再分模块进行编、2校、2审;再进行统稿,统稿完成后再次进行编、2校、2审;最终定稿交印、封装。

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投标策划书的编制

投标策划工作对投标文件编制过程的指导和控制起着决定性作用,投标策划书一般包括以下内容:

1、项目名称与项目编号。

2、投标依据:主要包括招标单位发布的招标文件及招标单位澄清信函等。

3、主要输入文件,一般包括:招标单位的招标文件;招标文件中指定的标准,以及同等的国家颁布的有关的技术标准及行业技术标准、法规及规范的有效版本;本公司相应的技术质量管理文件;工程基本范围及投标要求。

4、投标文件编制团队的组建及职责划分。

5、招标文件的解读。

6、投标文件构成及进度控制节点计划:确定投标文件的大纲以及初稿、二稿、终稿的交付时间。投标文件编制节点进度计划需严格把控。

7、协调控制方式:

(1)为确保各项工作衔接以及投标文件编制过程中信息沟通顺畅,编制项目组成员通讯录(包括手机、邮箱等),指定专门的协调联络人做好沟通和协调工作。

(2)建立日例会制度

项目部每日根据工作需要召开一次例会,通报各组工作进展情况,提出问题研究解决,并制定下一日的具体工作计划。每日例会形成的小结和计划,会后传递至相关公司领导和项目部各成员。

8、统一投标文件编制的排版要求。注:一般招标文件都会有要求,如没有要求的,则注意提前自行确定格式。

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投标文件编制实施

第一步 认真研读招标文件

有些公司往往忽略对招标文件的解读,一般习惯是按照评分表的项目来进行编制,殊不知,招标单位在招标文件的其他内容中融入了很多细节的要求、甚至是陷阱,因此解读招标文件非常重要,深度分析招标单位隐性需求,识别招标单位不同阶段的需求,从不同方面响应投标文件要求内容。招标文件解读后要形成报告,发放给投标团队全员,在编制的过程中一一对照,避免出现失误。

1、前期市场、可研团队,要将项目的基本情况、招标单位的潜在和隐性的需求等汇报给投标团队。

2、针对投标文件、投标文件编制成员站在各自的视角逐条解读,再汇总。

重点对以下内容进行研读及审核:

(1)EPC工程总承包商工作范围;

(2)招标答疑及补充文件;

(3)技术标、商务标的要求;

(4)合同条款及格式(特别是专用条款);

(5)公示期、投标截止日期、保函或者保证金、开标地点、投标文件格式要求等细节;

(6)技术评分表、商务评分标准;

(7)对企业及项目管理团队核心成员的资质及资格要求;

(8)投标人须知前附表里面涵盖的关键性条款。

一般,招标文件至少包括下列内容:

1. 招标人须知;

2. 招标项目的性质、数量;

3. 技术规格;

4. 招标价格的要求及其计算方式;

5. 评标的标准和方法;

6. 交货、竣工或提供服务的时间;

7. 投标人应当提供的有关资格和资信证明文件;

8. 投标保证金的数额或其他形式的担保;

9. 投标文件的编制要求;

10. 提供投标文件的方式、地点和截止时间;

11. 开标、评标的日程安排;

12. 主要合同条款。

3、充分理解其中的含义,提炼其关键形成解读文本,在全体投标小组成员中宣贯。

4、有疑问和异议的,澄清答疑函及时补充,招标单位给出答疑后,再来对照核实。

第二步 资料收集及输入

1、招标文件及其答疑函。

2、与项目相关的前期的可研、初设资料等。

3、前期市场营销人员提供的与客户沟通的会议纪要、联系记录、客户潜在的需求,利益相关方的述求等。

4、最新的行业标准规范等。

第三步 投标团队组建及职责分工

1、投标编制团队包括:投标经理、技术负责人(总监)、商务经理、造价工程师、各专业负责人、协调人员等。

第四步 技术与商务支持

1、职能部门一定要作为支持部门在后台参与。市场经营部、项目(工程)管理部、技术质量部、工程经济部、设计院所等委派专业工程师参与投标文件的编制,同时严格进行编、校、审,确保质量,按照模块交付对应的文档。

2、高层领导,视项目情况参与,和客户形成网状的对接及联系渠道。多维度的来验证与项目有关项目的信息,以便于编制有针对性的投标文件。

第五步 投标文件编制

1、一切内容要围绕招标文件中的评分表、核心要点、解读出来的重难点内容进行编制。

2、严格实行编、校、审制度,明确编、校、审的责任人,确保最终交付物的质量。避免出现低级错误,如:错别字、前后表述矛盾、图表编码错误、格式排版错误等。

3、做好技术标和商务标两个编制组之间沟通衔接,对于招标单位的态度要及时反馈、相互引用的内容要统一。

4、注意做好保密工作,因投标文件编制参与人员多、实行分段编制、审核,由投标经理统稿。

5、本项目因为属于超大型项目,在编制投标文件时,充分整合资源,利用自身做EPC总承包的优势,将未来合作的施工分包单位、采购供应商、咨询公司等纳入进来。发挥施工分包单位、采购供应商、咨询公司各自的项目管理优势、技术优势,让他们参与编制其中的部分内容、提供数据支撑、专家顾问指导等工作。

第六步 投标文件的审核与修正

一线的市场经营人员,和招标单位保持密切地沟通,随时将招标单位及项目的新的动向转达给后方,以便于后方及时调整。

对于投标文件的统稿,采用如下方式:

再分模块进行编、2校、2审;

再进行统稿,统稿完成后再次进行编、2校、2审;

最终定稿交印、封装。

第七步 投标文件的出版

按照刷新目录、打印预览、逐页检查、交付印刷、印刷后复检的流程操作;投标项目经理确认无误,提交给市场经营部审核盖章签字后封装。

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投标文件编制的过程管控

1、投标文件编制思路、模式的统一

由于投标文件的不同篇章和模块通常由多人编制,因此在投标文件编制前统一投标文件编制的思路与模式尤为重要,以免造成各篇章的内容相互割裂,无法深度融合。

其次,要重视宏观管理思想与具体技术要点的结合,管理活动针对具体技术或业务流程要提出的详细的管理方案。

最后,还要保证投标文件中各分项篇章内容保持总分层次结构与融合。

2、投标文件目录的编制

一般对照招标文件的要求进行细化编制,对于招标文件中要求的投标文件结构和内容,如认为需要增加内容的也可以增加相应的内容,但原要求中的结构和内容必不可少。

投标团队需要评审、集体讨论投标文件目录的完整性与合理性。该项目的投标文件目录的编制细化到了4级。

需要说明的是,目录一旦确定后,将作为后续投标文件编制的指导性文件,在编制过程中可以根据需要进行调整,但调整也需要投标文件编制团队经过集体研讨后确定。

3、投标文件编制的责任分配矩阵RAM

根据编制确定的目录,注意进行责任分解,将各项工作分配到个人,严格实行编、校、审制度,明确编、校、审的责任人,确保最终交付物的质量。

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项目述标PPT编制与汇报辅导及预演

1、根据述标要求编制PPT,述标PPT进一步提炼亮点,对接技术标、商务标评分标准;

2、述标PPT要经过多轮优化,要考虑述标人的意见和演讲风格,辅导一轮优化一轮;

3、述标辅导咨询现场时间往往很紧张,尽量提前准备一定的PPT模板和表达图示结构,通过图示、少量动画、插入附件的方式达到准确清晰结构化地表达的目的。

4、一定要进行充分的预演,保证述标人对述标内容的熟练以及和PPT操作人员的默契配合。

以上就是某大型工程总承包项目投标策划及投标实施实践,期望对大家有所裨益。

联合体EPC工程总承包专题实践与应用案例 高峰论坛http://www.pmhb.com.cn/news/428.html

 

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